Trello – Organizace času a úkolů pomocí seznamů

Když jsem hledal, jak si uspořádat úkoly pro pracovní den, narazil jsem na článek Johna Someze „My Secret To Ridiculous Productivity“, kde popisoval své zkušenosti s technikou Pomodoro a jak využívá Trello k plánování svého týdne rozděleného po jednotlivých Pomodoro jednotkách.

Nedalo mi to a jeho způsob jsem zhruba dva týdny zkoušel. Bohužel jsem zjistil, že pro druh mé práce není Pomodoro to pravé – přerušování toku myšlenek při kódování bylo značně rušivé a nakonec jsem pauzy stejně nedokázal nedodržovat.

Něco jsem si ale z dvoutýdenní zkušenosti přece jen odnesl, a sice způsob organizace úkolů.

Trello – univerzální úkolníček

Trello je velice užitečný nástroj pro správu všelijakých seznamů, a právě to se dá využít jako základ pro elektronický úkolníček. Po přihlášení máte možnost vytvořit si „Boardy“, přičemž každý board může mít více seznamů.

V každém seznamu můžete mít libovolný počet položek, kterým se dá nastavovat barevný štítek, přidávat checklisty, data, přílohy, dají se přesouvat mezi jednotlivými seznamy a nebo je lze okomentovat.

Trello je tedy ideální pro rozvržení pracovních a domácích úkolů. Navíc lze tyto boardy sdílet s dalšími lidmi a jednotlivým bodům přiřazovat uživatele, takže je vhodný i pro plánování týmových úkolů (o tom psal Marek Prokop), případně k vytvoření rodinného nákupního seznamu – přičemž v terénu využijete mobilní aplikaci.

Jak využívám Trello já

Stejně jako John Somez si v pondělí ráno připravím seznam úkolů s checklisty pro následující týden. Úkoly oštítkuji podle složitosti, a pak přetáhnu do seznamu pro určitý den v týdnu.

Aktuální den v Trello
Aktuální den v Trello

Snažím se, aby se v jeden den střídaly příjemnější a složitější úkoly a abych splnil nějaká svoje časová očekávání. V pondělí si tak připravím todo-today na týden dopředu. Pokud se mi náhodou nepodaří splnit můj cíl dne (nedokončím úkol), tak následující ráno upravím zbytek týdne.

V čem se můj přístup liší od přístupu Johna Someze?

Oproti Johnovi nepřiřazuji úkolům časovou náročnost, ale spíše psychickou. Může se v týdnu vyskytnout náročný úkol do kterého se budu muset tvrdě nutit a bude mi trvat jen dvacet minut, ale stejně tak můžu mít úkol, který zabere celý pracovní den a budu ho dělat s radostí.

Mým cílem je každý týden splnit svá očekávání co se hotových úkolů týče, ale také prostřídat psychickou zátěž. Cítím se pak být odpočatý i když mám za sebou nepříliš příjemné úkoly.

Stále hledám ideální přístup k práci

Ačkoliv je organizace pomocí Trello zatím asi nejlepší způsob, který jsem se naučil udržovat dlouhodoběji, stále cítím, že to není to pravé. Rozhodně chci vyzkoušet i další možné přístupy k GTD a budu jen rád pokud v komentářích necháte tipy co dalšího vyzkoušet.